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Recepciónista y Coordinador de Oficina
| Puesto #: | 112509 |
| Fecha del puesto: | 10/13/2026 |
| Título: | Recepciónista y Coordinador de Oficina |
| Tipo de empleo: | Temporal |
| Ubicación: | Wood Dale, IL |
| Escala salarial: | $28.00 - $29.00 |
RECEPTIONISTA DE RECEPCIÓN Y COORDINADORA DE OFICIO
Cesión de contrato
Localización: Wood Dale, IL
Horario: De lunes a viernes – Primera jornada: de 7:00 a 17:00 (las horas pueden variar)
Requisitos: Currículum vitae / Examen de drogas / Verificación de antecedentes / Autorizado para trabajar en los Estados Unidos.
Sueldo: $28,00 – $29,00
Descripción general del puesto
El recepcionista de recepción y coordinador de oficinas es responsable de brindar una experiencia profesional, acogedora y segura a todos los visitantes, empleados, clientes, proveedores y contratistas que ingresan a la sede de nuestro cliente. Como punto de contacto principal para la organización, esta posición desempeña un papel crucial en la gestión de las operaciones de recepción, el acceso de los visitantes, las comunicaciones corporativas, el apoyo administrativo y las actividades de coordinación de la oficina.
El candidato ideal es altamente organizado, centrado en el cliente, orientado a los detalles y capaz de realizar múltiples tareas en un entorno corporativo acelerado, manteniendo al mismo tiempo profesionalismo y confidencialidad.
Funciones y responsabilidades esenciales
Servicio de Recepción y Visitantes
- Será el primer punto de contacto para todos los visitantes, clientes, proveedores y empleados.
- Saludar y ayudar a los huéspedes de manera profesional y cortés.
- Gestionar la inscripción de visitantes, los procedimientos de check-in y la emisión de tarjetas de identificación.
- Coordinar el acceso de los visitantes y notificar a los anfitriones sobre la llegada de los huéspedes.
- Mantener registros de visitantes y garantizar el cumplimiento de los requisitos de seguridad de la empresa.
- Asigurarse de que el vestíbulo, la recepción, la sala de conferencias y las zonas comunes presenten una apariencia profesional.
Telefónica y Comunicaciones
- Responde, recibe y dirige las llamadas entrantes.
- Responder a consultas generales y solicitudes directas a los departamentos correspondientes.
- Gestionar las comunicaciones por correo electrónico de la recepción y las consultas de la empresa.
- Recibir, ordenar y distribuir el correo entrante, las entregas por mensajería y los paquetes.
- Coordinar los envíos en tránsito utilizando transportistas aprobados.
Suporte Ejecutivo y Corporativo
- Ayudar con las visitas de los ejecutivos y los clientes, garantizando una experiencia positiva y profesional para los huéspedes.
- Coordinar las reservas de salas de reuniones y los alojamientos de los visitantes.
- Prepare los paquetes de información para los visitantes, los distintivos y los materiales necesarios para la reunión.
- Apoya los eventos de la empresa, las sesiones de formación y las reuniones de los empleados según lo solicitado.
Seguridad y control de acceso
- Administrar los procedimientos de acceso de visitantes y contratistas.
- Coordinar con la administración del edificio, el personal de seguridad y los equipos de instalaciones los requisitos de acceso de los visitantes.
- Monitorizar las actividades de control de acceso y reportar cualquier actividad inusual o sospechosa.
- Apoya los procedimientos de respuesta de emergencia y mantén informado sobre los protocolos de evacuación del edificio.
- Garantice el cumplimiento de las políticas de seguridad y confidencialidad de la empresa.
Apoyo administrativo
- Proporcionar apoyo administrativo a las áreas de instalaciones, recursos humanos y otros departamentos según sea necesario.
- Mantener registros de la oficina, directorios y listas de contactos.
- Ayudar en la preparación de documentos, la archivo, la digitalización y la entrada de datos.
- Gestionar solicitudes de servicio y comunicar problemas de la instalación al personal correspondiente.
- Apoya las actividades de onboarding, incluida la preparación de los distintivos y la bienvenida a los nuevos empleados.
Coordinación de la Oficina
- Monitorizar los niveles de inventario de suministros para oficinas, cocina y el área de descanso.
- Coordinar los pedidos de suministro y las entregas de los proveedores.
- Ayudar con mudanzas de oficinas, asignaciones de espacios de trabajo y proyectos relacionados con las instalaciones.
- Mantener las salas de conferencias y las zonas comunes en buen estado para garantizar la disponibilidad para reuniones y visitas.
- Apoya las iniciativas en el lugar de trabajo que mejoran la experiencia de los empleados y los visitantes.
Responsabilidades adicionales
- Participar en iniciativas de mejora continua relacionadas con las operaciones de la oficina y el servicio al cliente.
- Ayudar en proyectos especiales según se le indique.
- Realizar otras funciones necesarias para apoyar las operaciones empresariales.
Cualificaciones
Educación
- Se requiere un diploma de secundaria o un certificado de educación general (GED).
- Preferiblemente, título de asociado en Administración de Empresas o campo afín.
Experiencia
- Experiencia de 2+ años en funciones de recepcionista, atención al cliente, administración de oficinas o apoyo administrativo.
- Experiencia en un entorno corporativo o de oficina profesional es preferible.
- Es altamente deseable experiencia en la gestión del acceso de visitantes o en procedimientos de seguridad.
- Conocimientos, habilidades y aptitudes
- Excelentes habilidades interpersonales y de atención al cliente.
- Dominio de habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Comportamiento profesional con la capacidad de interactuar de manera efectiva con ejecutivos, empleados, clientes y proveedores.
- Capacidad para manejar información confidencial con discreción.
- Habilidades organizativas y de gestión del tiempo fuertes.
- Capacidad para priorizar múltiples tareas en un entorno acelerado.
- Capacidad fuerte para resolver problemas y atención al detalle.
Habilidades técnicas
- Su paquete de Office de Microsoft (Outlook, Word, Excel y Teams).
- Experiencia en gestión de visitantes y sistemas de tarjetas de identificación es preferida.
- Se prefiere experiencia en sistemas de control de acceso y procedimientos de seguridad.
- Experiencia con sistemas telefónicos de múltiples líneas y equipo de oficina.
Requisitos físicos
- Capacidad para sentarse o permanecer de pie durante largos períodos de tiempo.
- Capacidad para desplazarse por toda la oficina y las áreas de recepción.
- Capacidad para levantar y transportar suministros de oficina y paquetes de hasta 25 libras ocasionalmente.
Perfil de candidato preferido
- Presencia profesional y acogedora.
- Mentalidad fuerte de servicio al cliente.
- Interacción cómoda con la dirección superior y los clientes externos.
- Capaz de equilibrar las responsabilidades de la hospitalidad, la seguridad y la administración.
- Autónomo y capaz de trabajar de forma independiente.
- Se enorgullece de crear una primera impresión positiva para nuestros clientes.